Wie kann ein schnellerer Zugriff auf externe Ressourcen unter Einhaltung aller Compliance Regeln bei einem Energieversorger ermöglicht werden?
Problemstellung:
Insbesondere regulierte Organisationen stellt eine situative, kurzfristige Beauftragung von Dienstleistern bei vollständiger Konformität mit vergaberechtlichen Rahmenbedingungen vor große Herausforderungen.
So war im Folgenden Projektbeispiel bei einem Energieversorger die Lead-time für die Beauftragungen von Beratungsleistungen bei Aufträgen oberhalb der EU-Vergabegrenze für Fachbereiche zu lang. Wiederholte Vergabeverfahren mit langwierigen Angebots-, Verhandlungs- und Entscheidungsprozessen gefährdeten den Programmerfolg und der Aufbau von langfristiger Kundenbeziehungen mit Service-Providern ohne Volumen-Commitment gestaltete sich als schwierig.
Im Zuge des Projektes wurde eine Vergabestrategie für Beratungsleistungen im Supply Chain Management entwickelt.
Vorgehen
Um die Zielsetzung zu erreichen, wurden verschiedene Lösungsoptionen entwickelt und bewertet, die den Anforderungen und Erwartungen des Kunden entsprechen. Dabei wurden sowohl technische als auch rechtliche und wirtschaftliche Aspekte berücksichtigt.
Um eine reibungslose und kooperative Zusammenarbeit zwischen allen Beteiligten zu gewährleisten, wurden alle Dienstleister, Kunden und internen Leistungseinheiten in die Projekt- und Meilensteinplanung sowie in das Risiko- und Eskalationsmanagement integriert. ZELOS übernahm die Moderation und das Alignment der diversen Interessenslagen durch zielgerichtete, regelmäßige Kommunikation an alle Stakeholder, sowie die Koordination aller Teams, Aufgaben und Deliverables über ein mehrstufiges Abstimmungs-, Abnahme- und Entscheidungskonzept.
Dies ermöglichte die notwendige Transparenz, um eine frühzeitige Erkennung und Lösung von Problemen und eine kontinuierliche Anpassung an veränderte Rahmenbedingungen zu gewährleisten.
Ergebnisse
Als Ergebnis wurde die Möglichkeit der Vergabe von Beratungsaufträgen innerhalb einer sehr kurzen Frist von 2-3 Wochen an ausgewählte Vertragspartner etabliert.
Es ermöglicht den Rückgriff auf etablierte und funktionierende Leistungsbeziehungen, die einen geringen Onboarding-Aufwand erfordern. Die Vertragspartner sind bereits mit den Anforderungen und Erwartungen vertraut und können schnell und effizient liefern.
Durch die Bereitstellung eines erprobten Blueprints für Vertrags- und Verfahrensgestaltung werden die rechtlichen und administrativen Aspekte der Vergaben vereinfacht. Die Vertragspartner haben bereits die erforderlichen Qualifikationen und Zertifikate nachgewiesen und die Vertragsbedingungen sind klar definiert.
Diese Form der Vergaben erhöht die Flexibilität und Anpassungsfähigkeit an sich ändernde Bedürfnisse und Umstände. Beratungsaufträge können effizient und kurzfristig umgesetzt werden.
Projekt-Highlights
- Fast Track zu Vergaben
- Full Compliance
- Vertrauensvolle Zusammenarbeit mit Dienstleistern
Erbrachte Leistungen
- Sourcing-Strategie
- Konzipierung und Erstellung von Vergabeunterlagen
- Verhandlung von Rahmenverträgen
- Onboarding der Mitarbeiter des Kunden in neue Vergabestruktur
Mehr zum Thema Vergaben in der Energiewirtschaft gibt es bei unseren Referenzen.
JHe / SWi
